Как проводить совещания

Трудно себе представить компанию, в которой не проходили бы регулярные совещания, но еще труднее представить такую, в которой все совещания проходили бы быстро и эффективно.

Самая распространенная проблема при проведении совещаний заключается в том, что люди уходят в обсуждение деталей или низко-приоритетных вопросов, в итоге либо не успевают обсудить все важные вопросы, либо совещание занимает куда больше времени, чем было запланировано.

Вторая по-важности проблема заключается в том, что достигнутые договоренности часто теряются и не выполняются.

Как же правильно проводить совещания? Давайте разберем по шагам.

Повестка (Agenda)

Первое с чего стоит начать – это повестка. Это самый игнорируемый шаг в проведении совещаний, но все же стоит потратить несколько минут и набросать повестку, чтобы все участники заранее понимали, что будет обсуждаться и могли подготовиться. Это может существенно сэкономить время на самом совещании.

Например, недавно меня позвали на встречу, где хотели обсудить приоритеты задач по разработке, но участников не предупредили об этом. В итоге встреча сорвалась, т.к. менеджеры не были готовы сходу дать последний статус по текущим задачам, без чего обсуждение приоритетов потеряло смысл и встречу пришлось перенести. Повестка помогла бы сэкономить потраченное время всех участников.

В повестке перечислите пункты для обсуждения, временные рамки на пункт и каков ожидаемый результат. Иногда можно добавить метод принятия решений (голосование, консенсус, консультативный или какой-то иной). Например, «Выбрать новый дизайн нашего сайта из предложенных, 10 минут на презентацию вариантов, 5 минут на принятие решения голосованием».

Если встреча регулярная – уделяйте время разбору выполнения договоренностей с прошлой встречи. Что было сделано? Что не было и как это исправить?

Укажите список участников. Microsoft Outlook позволяет указать обязательных и опциональных участников, но чаще всего люди игнорируют эту информацию, поэтому лучше написать прямо в повестке. Если можете – заранее убедитесь, что у обязательных участников нет других встреч на это же время, Outlook позволяет это сделать в планировщике расписания.

Обязательно высылайте повестку заранее, хотя бы за несколько часов, рассылать повестку за 5 минут до встречи может не иметь смысла.

Повестка может выглядеть вот так:

Тема: Обсудить новый дизайн сайта

Участники: Александр Иванов, Марина Метелина, Анастасия Филатова, Виктор Харламов (опц.)
Обсуждаем:
1. Дизайн главной страницы, структуры меню и каталога, 25 минут, утверждаем или отправляем на доработку
2. Выбор подрядчика, 15 минут
Пожалуйста, не опаздывайте! Спасибо.

Если встреча собралась стихийная – накидайте повестку на лету: что будет обсуждаться, что не будет, сколько есть времени на те или иные вопросы.

Подготовка

Что вы хотите получить от совещания? О чем могут вас спросить? Каков должен быть результат? Задайте себе эти вопросы, по возможности, запишите, если есть риск забыть ответ. Это поможет вам быть максимально готовым ко встрече.

Во многом подготовка зависит от того, какого типа совещания вы собираетесь проводить.

Если это регулярная встреча для обсуждения статуса, будьте готовы рассказать, что было сделано с вашей стороны, какие есть проблемы и как они решаются.

Если это встреча команды – стоит продумать какими новостями вы бы хотели поделиться с командой и какие вопросы команда может вам задать.

На встречах 1-на-1 особенно важно помнить про свои прошлые обещания, заранее подумать какие вопросы может задать ваш сотрудник/руководитель и какую вы хотите дать обратную связь.

На стратегических сессиях или мозговых штурмах стоит заранее продумать каким способом вы будете достигать своей цели и быть готовым презентовать эти способы в повестке или в начале совещания.

В своей практике я провожу встречи всех перечисленных выше типов и всегда мысленно готовлюсь к ним, это помогает не теряться во время самой встречи и проводить ее быстро и общаться только по делу.

Проведение

Всего существует пять ролей, которые должны назначаться тем или иным участникам для эффективного проведения совещания. Чаще всего один участник несет несколько ролей, но чем больше людей вовлечено, тем правильнее будет назначить отдельного человека на каждую роль.

  1. Фасилитатор (Facilitator) – убеждается, что все участники участвуют в обсуждении и вовлекает «молчунов» в дискуссию открытыми вопросами («Что вы думаете?», «Как вы считаете?»). Это важно, т.к. «молчуны» – зачастую интроверты аналитического склада ума, которые видят много подводных камней и могут привнести во встречу много практического смысла, однако психологически не склонны к проактивному поведению при наличии явных лидеров. Эта же роль может задавать или переопределять метод принятия решений. «Коллеги, нам не удалось договориться, а время поджимает, поэтому финальное решение примет Александр как эксперт в данном вопросе. Александр, вам слово»;
  2. Хранитель границ (Gatekeeper / Checker) – вежливо, но твердо возвращает дискуссию в запланированное русло. «Коллеги, все это очень интересно, но давайте вернемся к нашему вопросу, а именно …»;
  3. Хранитель расписания (Time Keeper) – следит за временем и сообщает участникам сколько осталось на обсуждение текущей темы;
  4. Хранитель договоренностей (Recorder) – записывает важные мысли и договоренности, высылает финальный список принятых договоренностей в виде протокола встречи (MOM – minutes of meeting);
  5. Хранитель материалов (Materials Manager) – раздает и собирает материалы, необходимые для ознакомления во время встречи. Эта роль встречается реже всего.

Для правильного проведения подавляющего большинства совещаний хватает двух человек, один (лидер) несет на себе роли фасилитатора и хранителя границ, второй (ассистент) – хранителя расписания и договоренностей. Иногда все роли может нести на себе и один человек, но практика показывает, что это работает неэффективно.

Я чаще всего беру на себя роли фасилитатора, хранителя границ и расписания, договоренности прошу кого-то помочь записать, причем выбираю такого человека, который не является ключевым в обсуждении, иначе ему будет сложно сосредоточиться на теме. На чужих встречах я часто невольно беру на себя роль хранителя границ и расписания, не давая участникам увлечься побочными обсуждениями и уйти от основных тем.

Для продуктивной встречи важно концентрироваться на будущем: кто, что и когда будет делать, а не на прошлом (кто виноват и как это произошло). При обсуждении проблем лучше решать первопричину проблемы, а не человека («Как бы нам не допустить это в будущем?» вместо «Как ты мог сделать это неправильно в прошлом?»).

Такой подход делает встречи максимально открытыми и помогает прийти к четким конструктивным договоренностям, которые легко проверить.

Я часто вижу, как руководители спрашивают почему что-то не сделано и долго копаются в этом. Это контрпродуктивно и вызывает у людей лишь желание как-то оправдаться. В таких встречах витает дух напряженности и недовольства. Гораздо лучше думать о том, как достичь результата и заглядывать в прошлое только ради того, чтобы не допустить повторных ошибок.

По итогу встречи необходимо вслух проговорить ключевые мысли и о чем договорились, т.е. по сути озвучить будущий протокол. Это позволит убедиться, что все участники одинаково поняли принятые договоренности. Иногда на этом этапе всплывает, что кто-то из участников понял договоренность по-своему и тогда у вас появляется шанс быстро это исправить.

Протокол встречи (MOM – Minutes of Meeting)

По итогу встречи все участники должны получить протокол встречи, который будет содержать:

  • Дату
  • Тему совещания
  • Фактический список участников
  • Ключевые мысли
  • Принятые договоренности (кто, что и когда будет делать)

Это позволит не забыть договоренности, четко и ясно обозначить кто ответственный за тот или иной пункт.

Например, протокол может выглядеть вот так:

Тема: Обсуждение нового дизайна сайта

Дата: 15 февраля 2020
Участники: Александр Иванов, Марина Метелина, Анастасия Филатова
Ключевые мысли:
• Дизайн не принимаем без согласования директора
• Обойдемся без подрядчиков, сделаем своими разработчиками
• Разработчики должны подтвердить дизайн со своей стороны
Договоренности:
1. Структура меню и каталог ОК, но нужно еще два варианта главной страницы: Марина, до 15 февраля
2. Выслать новый брендбук: Анастасия, сегодня до конца дня
3. Показать дизайн разработчикам и получить их комментарии: Александр, до 17 февраля

Запомнить!

  • Отправьте повестку
  • Подготовьтесь ко встрече
  • Вспомните про договоренности
  • Распределите роли
  • Вовлекайте всех участников, охраняйте границы, расписание встречи и договоренности
  • Концентрируйтесь на будущем, решайте проблемы, а не людей
  • Отправьте протокол встречи