Почти каждый день мы пишем деловые письма и реакция на них не всегда такая как мы рассчитываем. Их не открывают, на них не отвечают, не делают то, что в них просят и так далее.
Что нужно сделать, чтобы письма были более эффективными?
Отправитель
В первую очередь люди смотрят на то, от кого пришло письмо. Хорошо, если там написаны стандартные имя и/или фамилия. Если же письмо будет получено с безликого адреса «sales@domain.com» или, еще хуже, c «kotik@domain.com», такое письмо сочтут за спам и не глядя отправят в корзину. Потратьте немного времени на то, чтобы поле «отправитель» в вашем письме соответствовало его содержимому.
Тема письма
Тема письма – пожалуй, самое главное в вашем письме, ведь это второе, что проверяют люди до того как открыть письмо. Если отправитель в корпоративной почте чаще всего как-то стандартизован, то тему письма можно задать абсолютно любую.
Задайте себе вопрос: какова цель вашего письма? Что вы хотите, чтобы сделал получатель и когда? Именно эту цель лучше всего указывать в теме письма вместе со сроком выполнения.
Не стоит писать в теме письма неясные «Отчет» или «Презентация», гораздо лучше добавить полезных деталей: «Пришлите мне отчет до 15:00 вторника» или «Подготовьте презентацию до конца недели».
Если вы хотите срочный ответ – вставляйте в начало темы «ВАЖНО!» и/или используйте метки Microsoft Outlook, чтобы пометить ваше письмо как важное:
ВАЖНО! Пришлите мне отчет до 15:00 вторника !
Не злоупотребляйте возможностью ставить метки, иначе люди быстро начнут игнорировать их в письмах от вас.
Получатель
Люди имеют привычку добавлять в переписку всех подряд, но лучше указывать в поле «Получатель» именно тех людей, от кого вы ждете реакции, а в копию письма тех, кто просто должен быть проинформирован. На безадресные письма люди реагируют редко – «Кто-нибудь другой ответит».
Будьте внимательны при ответе на письмо, выбирайте «Ответить всем» только если действительно нужно сохранить всех участников в переписке.
Если вы кого-то добавляете в переписку или удаляете из нее, лучше всего указать это в теле письма сразу после приветствия, в теле письма можно сделать пояснение для чего вы это сделали, например, вот так:
Мария, добрый день,
+Молчанова, +Луганов, -Никольский
Добавил в переписку коллег из финансового департамента – они будут участвовать в подписании контракта с нашей стороны. …
Приветствие и обращение
Выбирайте уместный тон приветствия и обращайтесь к человеку так, как вы обратились бы в реальной жизни. Иногда помогает подглядывать в подпись – там чаще всего люди пишут свое имя так, как они хотели бы, чтобы к ним обращались. Так же можно подсмотреть приветствие в прошлой переписке, спросить к коллег или просто наследовать тон общей переписки.
Как не стоит делать:
Превед комрадам!
Колян,
Слушай,
Гораздо лучше будет (в зависимости от ваших отношений с получателем):
Коллеги, добрый день,
Николай, приветствую!
Коля, привет,
Тело письма
Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. «О чем это?», «Это важно?», «Причем тут я?», «Что от меня требуется?», «Когда?» – и последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами, не более чем по 5-6 строк. Приветствие и прощание тоже отделяйте пустым пространством.
Если вы не сделаете этого, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы, зачастую неправильно.
Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Этого достаточно, не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они отображаются красиво, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.
Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.
Как не стоит делать:
Коллеги, завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.
Вариант гораздо лучше:
Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00
Коллеги, добрый день,
Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.
Сбор до 16:30 у главного входа
Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.
Стоимость бесплатная
Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!
Дресс-кода нет
Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными ?
Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.
Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом. Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?
Для людей важно даже не то, что мы говорим, им важно как мы это говорим – помните это.
Будьте проще, не пишите скучно и сложно, ваши адресаты – люди, и чтение для них должно быть максимально легким и понятным. Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами.
Перед отправкой проверьте письмо на орфорграфию и грамматику – это улучшит общее впечатление от письма. Ваши получатели знают, что у вас было на это время, окажите им уважение. Для этого можно воспользоваться встроенными в почту проверками или скопировать текст в Word и проверить там.
Подпись
Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.
Например, такая подпись у моих писем:
С уважением,
Алексей Суринов
+79265559766 | skype: alexey.surinov
Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию. В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и перессылках чужих писем.
Общие рекомендации
Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».
Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу. Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.
После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.
Запомнить!
- Настройте правильного отправителя
- Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей
- Укажите правильных получателей
- Подумайте за читателя, выпишите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос
- Выбирайте уместный тон
- Оформите письмо абазацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков
- Добавьте контакты в подпись
- Отвечайте в тот же день и не разводите переписку
Опубликовано на petr-panda.ru
